Documenti aziendali : fatturazione e pec

Informatica e tecnologia hanno raggiunto nel 2010 risultati sempre migliori tanto che la e-mail è diventato lo strumento di comunicazione elettronica più utilizzato al mondo per lo scambio di comunicazioni che esse siano di lavoro, interpersonali, formali oppure informali. Ogni genere di comunicazione scritta passa attraverso la rete informatica della e-mail. Il suo principale vantaggio è l’immediatezza come un SMS del telefonino con la differenza però che in un messaggio di posta elettronica puoi includere testo, immagini, audio, video o qualsiasi tipo di file di una qualsiasi dimensione. Un subordinato della tradizionale posta elettronica è la PEC ( posta elettronica certificata ) che altro non è che un sistema di posta elettronica che fornisce al mittente una documentazione elettronica con valenza legale. Attraverso la pec è possibile attestare l'invio e la consegna di documenti informatici; è proprio in tal senso che questo scambio viene definito certificato. Attraverso questo meccanismo è possibile inviare documenti digitali ed informatici con firma digitale. Tale firma si basa sul sistema PKI e cioè un sistema di crittografia a chiave pubblica. Viene utilizzata assieme alla pec in quanto il kit firma digitale ha il compito di autenticare i documenti digitali e renderli legali.

Negli ultimi anni, oltre alla pec, il reparto commerciale ed amministrativo delle aziende ha adottato un nuovo sistema di gestione ed organizzazione documenti : la fatturazione elettronica.

Altro non è che un’attività di archiviazione di fatture elettroniche, di quei documenti informatici il cui contenuto è non alterabile. L’obbligo della fatturazione elettronica permette di attestare che la data di emissione, l’autenticità della provenienza e l’integrità del contenuto dei documenti rispettino le normative comunitarie e nazionali.  Ad essa è legata anche la conservazione sostitutiva grazie alla quale è possibile garantire la validità legale dei documenti.