Certificare e proteggere i documenti digitali delle aziende e dell’amministrazione pubblica

I documenti informatici per le azienda rappresentano un elemento importante per lo sviluppo dell’azienda stessa e la sua gestione. Per questi documenti sono importanti la pec e cioè la posta elettronica certificata, la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva dei documenti.

Essere in possesso del software per la conservazione sostitutiva è importante in quanto grazie a questo programma l’azienda garantisce la validità legale di un documento informatico in un periodo temporale. Conservare digitalmente dei documenti vuol dire sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento digitale; questo documento viene “sigillato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. Ad esso viene inserito in un database e gli viene assegnato un codice in modo tale da facilitare e velocizzare la ricerca dello stesso documento al momento del bisogno. Questa azione aziendale è regolata dalla legge italiana ed esattamente da:

-          D.L. 10 giugno 1994 n. 357 Art. 7 ;

-          D.L. 15 marzo 1997 n. 59 Art. 15 ;

-          D.P.R. 10 novembre 1997 n. 513 ;

-          D.P.C.M. 8 febbraio 1999 ;

-          D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 ;

-          Delib. 13 dicembre 2001 n. 42 ;

-          D.L. 23 gennaio 2002 n. 10 ;

-          Delibera CNIPA 19 febbraio 2004 n. 11 ;

-          Gazzetta Ufficiale del 9 marzo 2004 n.57 .

Un altro elemento che legalizza i documenti digitali è la firma digitale che deve essere posta sempre anche quando questi documenti sono oggetti di uno scambio di posta elettronica. Negli uffici commerciali aziendali, soprattutto in quelli della pubblica amministrazione, adesso intercorre l’obbligo della posta elettronica certificata per proteggere e certificare lo scambio di comunicazione.