9 Motivi per Usare un Programma Gestionale Online

In questo articolo esamineremo perché vale la pena che startup e piccole e medie Imprese investano in software gestionali per organizzare i processi interni.

Chi usa ancora Excel? Un po’ tutti credo, perché è un software utilissimo e potente. Qual’è il problema? Che spesso viene adoperato per sostituire un programma gestionale da molte PMI.

Mi spiego meglio: se devi lavorare velocemente con pochi dati, un modello Excel può andare; quando, invece, devi immagazzinare tutte le informazioni relative ai processi aziendali o devi creare preventivi e fatture, avere un software gestionale o ERP (Entrerprise Resource Planner) diventa assolutamente essenziale.

I fogli di calcolo di Microsoft, infatti, possono presentare numerosi problemi quando si usano per lo storage di dati così importanti poiché, come ben sai, basta modificare erroneamente qualche cifra per compromettere tutte le altre. Inoltre, se costruiamo delle tabelle con formule complesse e alcuni dati non ci tornano, talvolta è davvero complicato e dispendioso capire quale sia la formula sbagliata. Come se non bastasse, se un virus infettasse l’unità fisica dove sono salvati i file, essi potrebbero venire seriamente danneggiati.

Ormai, anche le piccole e medie imprese, siano esse startup o attività già avviate da tempo, hanno a che fare con un flusso enorme di informazioni che è bene catalogare, tenere a disposizione dei dipendenti e rendere modificabile da un certo numero di persone. E’ perciò essenziale che i dati siano organizzati secondo una struttura logica comune a tutti e invariabile: con Excel, spesso capita che ogni persona si costruisca un “template” personalizzato per organizzazione dei dati di sua competenza, che potrebbe essere diverso da quello degli altri. In questa situazione, quando è ora di accorpare tali dati, o se si deve andare a lavorare su informazioni non create da noi, iniziano i problemi seri!

Ma anche i liberi professionisti, che solitamente non devono condividere le informazioni con nessun altro, hanno bisogno di programmi gestionali?

Si. Oltre ai negozi di vendita al dettaglio e a tutte le aziende che producono in modalità B2B o B2C, anche i lavoratori autonomi necessitano di un software che sia in grado di organizzare la gestione dei processi. Perché organizzare la propria attività con un programma gestionale significa anche risparmiare tempo, che è già una forma di remunerazione per la quale vale la pena investire.

Le PMI possono ottimizzare le risorse umane e non, in tutte i comparti aziendali: dalla logistica al magazzino, dalla produzione, alle vendite, alla successiva distribuzione del prodotto; inoltre, cosa più importante, un buon ERP con CRM integrato aiuta a mantenere delle relazioni durature con i propri clienti e a capire quali siano e come evolvano i loro bisogni. 

Finora ho parlato semplicemente di gestionale che, come hai capito, è utilissimo in azienda. Ma perché nel titolo dell’articolo si parla di gestionale online? Beh se i gestionali comuni, diciamo di vecchia generazione, offrono delle ottime soluzioni per le problematiche citate fino adesso, i gestionali online sono un passo avanti: raccolgono tutti gli aspetti positivi dei software tradizionali e ne aggiungono altri.

Di seguito ti racconto 9 motivi per usare un programma gestionale: alcuni sono validi per entrambe le versioni, altri sono esclusivi delle versioni online.

1. Semplicità

Se il software è ben progettato, sarà molto semplice per i tuoi dipendenti imparare ad usarlo. Qui entri in gioco tu: devi avere fiuto per scegliere il giusto ERP, rivolgerti ad aziende competenti (ad esempio la nostra) e capire se per le tue esigenze è meglio acquistare un prodotto preimpostato (ossia con un set di funzioni predefinite che puoi utilizzare fin da subito) oppure scegliere la via della personalizzazione, adattandolo di più alla tua realtà.

2. Sicurezza

Ognuno ha il proprio account e le persone esterne all’azienda non possono accedere ai dati sensibili. Inoltre, se il gestionale è online, esso non può essere intaccato da virus poiché non si trova fisicamente sulla macchina: le informazioni così non verranno danneggiate.

Infine, con il gestionale online verrà effettuato un backup automatico periodico del database e dell’intera macchina dov’è contenuto: questo è un vantaggio enorme rispetto ai gestionali da installare e ai fogli di calcolo, dato che in caso di problemi di qualunque tipo potrai ripristinare facilmente i dati dall’ultimo backup. A volte, la gestione manuale dei backup può portare a grossi problemi, perché se per qualche strano motivo non li eseguiamo, possiamo andare incontro a coseguenze catastrofiche; una gestione automatica quindi, è una scelta di cui sarai molto felice.

3. Modifica in tempo reale

Prima abbiamo detto che, chi di dovere, deve poter modificare in ogni momento i dati, ad esempio importando nuovi prodotti o aggiungendo gli ultimi clienti iscritti alla newsletter: puoi inoltre scegliere chi sono queste persone e quali dati possono andare a modificare.

4. Condivisione

Non basta modificare i dati: abbiamo detto che bisogna renderli disponibili a tutte le persone che fanno parte di un certo team o anche a tutti i dipendenti. Anche qui puoi scegliere chi accede a certe informazioni piuttosto che ad altre, dopodiché tramite rete LAN (con ERP installato) o direttamente online, la condivisione sarà istantanea. 

5. Utilizzo su tutte le piattaforme, in qualunque luogo

Come abbiamo già detto in diversi articoli (questo o quest’altro ad esempio), ormai le persone in generale, quindi probabilmente anche tu, navigate da qualunque dispositivo (PC, smartphone o tablet) e in qualsivoglia luogo (in treno per andare ad un meeting piuttosto che la sera dopo cena). Perciò, con un software gestionale online, si ha la possibilità di accedere alle informazioni desiderate in ogni momento della giornata e in qualsiasi situazione.

6. Ottimizzazione dei processi e dei tempi

L’ERP riesce a dare una struttura logica comune all’organizzazione dei dati, uno standard che venga metabolizzato da tutti. In questo modo si riescono a ridurre drasticamente i tempi che servono per svolgere i diversi processi.

Ad esempio, se prima dovevi lavorare su un file composto da più fogli di calcolo, dovevi:

• modificare le informazioni di tua competenza;
• farti inviare i dati aggiunti dai tuoi colleghi;
• sostituirli nella tua copia del file;
• inviare nuovamente a tutti il file ultimato.

Con il gestionale devi:

• modificare le informazioni di tua competenza;
• premere il tasto “conferma modifiche”.

Mi sembra un po’ più semplice, no?

Si, se abbiamo una cartella condivisa in LAN possiamo salvare il nostro file con i fogli di calcolo e modificarlo direttamente da lì, ma ti assicuro che spesso è molto difficile eseguire delle modifiche in contemporanea senza che il sistema restituisca continui messaggi d’errore. 

7. Benessere dei dipendenti

Una conseguenza diretta dell’ottimizzazione dei processi, nonché un aspetto importantissimo per la tua attività, è il benessere dei tuoi dipendenti: se dovessero svolgere le stesse operazioni per tante volte di seguito, ne uscirebbero molto stressati e magari non sarebbero produttivi al 100%. Dobbiamo fare in modo che i dipendenti siano a loro agio, che lo stress sia minimo e che possano svolgere il proprio compito con passione. Cosa c’è di meglio di uno strumento che li aiuti in questo?

8. Automazione

Se, ad esempio, ti occupi di vendita al dettaglio, puoi far sì che ogni volta che ti arriva la merce dal fornitore, scansionando il codice a barre di ogni singolo prodotto, si carichino i suoi dati direttamente all’interno dell’ERP e si aggiorni la sua quantità in giacenza; allo stesso modo, quando tale prodotto viene venduto si aggiornerà (questa volta in negativo) la sua quantità, permettendoti di controllare la situazione in ogni momento con dati sicuramente affidabili.

Se ci riferiamo unicamente all’ERP online, un altro vantaggio considerevole riguarda gli aggiornamenti: con la versione installata sul tuo PC, dovresti aggiornare l’applicativo sulla tua e su altre 10, 20, 100 macchine, un processo che potrebbe portarti via tantissimo tempo. Con il gestionale web gli aggiornamenti sono automatici (quindi non ti apparirà sempre la fastidiosa notifica “vuoi aggiornare il programma X”), e ogni volta che vengono rilasciati li trovi direttamente sul sito del tuo ERP, senza bisogno di installare nulla sul PC.

9. Aumento del fatturato

Ovviamente, se impieghi un tempo minore per completare il prodotto commissionato da un cliente, potrai concentrarti prima su ciò che devi fornire ad un altro, per poi passare più velocemente ad altri progetti. Questo si traduce indirettamente in un aumento di fatturato. 

E tu, usi già un software gestionale? Come ti trovi? Riscontri i vantaggi che abbiamo elencato?

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