Time management step 2: come possiamo migliorarci?

Nell’articolo precedente (Time management: come utilizzare il proprio tempo in modo efficace ed efficiente ) abbiamo appreso i concetti del time management, vediamo assieme come fare per passare dal primo al secondo quadrante e migliorare la qualità del nostro lavoro.

La prima regola è molto semplice, ma altrettanto difficile da applicare ed è saper dire di no.

Credo che tutti sappiamo che molte attività che giornalmente ci vengono trasmesse come urgentissime, in realtà non lo sono affatto. Dobbiamo quindi valutare quello che stiamo facendo e le nostre priorità ed avere il coraggio di rifiutare le urgenze che non sono tali o che non possiamo gestire. Se non siamo in grado di fare questo probabilmente ci manca la capacità di definire delle priorità o di organizzarci per priorità oppure semplicemente ci manca una forma mentis.

Quindi come possiamo organizzarci per priorità?

Fare una semplice to do list non è sufficiente, potremmo pianificare in anticipo le attività ad esempio, ma è fondamentale essere orientati ad uno scheduling ottimale. Questo si ottiene con il weekly daily planning, che ci permette di avere una visione a medio raggio, di focalizzarci sulle urgenze che abbiamo e di pianificare le altre attività nell’arco della settimana. E’ buona regola riservare ogni giorno almeno un 20% del proprio tempo per eventuali attività impreviste perché dobbiamo sempre saper fronteggiare la crisi del giorno.

Le linee guida per pianificare le attività sono le seguenti:

• Coerenza: il nostro piano deve essere coerente sia con le nostre priorità che con i nostri obiettivi a medio – lungo termine
• Bilanciamento: dobbiamo bilanciare i programmi con le nostre esigenze, non solo lavorative, ma in tutte le aree della nostra vita.
• Motivazione: dobbiamo essere convinti nel perseguire i nostri obiettivi ed una visione settimanale ci aiuta a farlo.
• Flessibilità: ricordate che il piano è al vostro servizio e non è uno strumento che vi comanda, è fatto da voi per voi.
• Portabilità: deve essere sempre disponibile quando dovete consultarlo, ovunque.

Tutto questo ci porterà a diventare manager di noi stessi:

• Identificando il nostro ruolo: potete listare le vostre mansioni, indicandole diverse aree in cui volete investire del tempo e delle energie regolarmente, questo vale anche per la vostra vita privata.
• Selezionando i nostri obiettivi: per ogni mansione o attività possiamo fissarci due o tre traguardi da raggiungere entro una settimana.
• Schedulando le attività: con gli obiettivi che ci siamo prefissati ora possiamo pianificare le nostre attività a valore aggiunto, quelle che ci aiuteranno ad accrescere sia professionalmente che personalmente. Per queste attività abbiamo già riservato del tempo nel nostro weekly scheduling che non può e non deve prevedere solo le urgenze.
• Adattando day – by – day il nostro programma: cerchiamo di prevedere gli imprevisti concedendoci ogni mattina una decina di minuti per rivedere il programma, ricordandoci a metà settimana di iniziare a fissare la settimana successiva. E’ fondamentale non sentirsi in colpa quando si esegue questa fase, forse ci eravamo fissati degli obiettivi troppo ambiziosi in poco tempo, ma possiamo sempre correggere il tiro…

Tutte queste nozioni ci portano verso un concetto di efficienza, la prossima volta vedremo come passare all’eccellenza, nel frattempo iniziate a provare a migliorarvi.

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