Time management step 3: efficacia o efficienza?

Questo terzo ed ultimo step del Time management fornisce una serie di spunti per aiutarci a capire qual è la vera efficienza.

Innanzitutto, dobbiamo considerare che per quanto cerchiamo di organizzarci nel migliore dei modi, seguendo i suggerimenti presentati nel precedente articolo (http://www.devinterface.com/blog/2013/06/time-management-step-2-come-possiamo-migliorarci/), non possiamo prevedere il futuro e di conseguenza nemmeno gli imprevisti che possono capitare nel nostro percorso.

Certamente, possiamo adattare il nostro programma, cercare di essere flessibili, ma tutto questo non è una garanzia che le cose andranno esattamente come le abbiamo pianificate e che riusciremo a fare tutto. Quindi, è fondamentale non disperare in questi casi e soprattutto NON sentirsi in colpa. Non rammarichiamoci se dobbiamo modificare il nostro programma o se lo dobbiamo rifare.

Un secondo aspetto importante è che quando ci interfacciamo con altre persone, non possiamo pensare e comportarci con loro in termini di efficienza. Con le persone si può solamente essere efficaci nel trasmettere i messaggi e le intenzioni, mentre quando si opera con delle cose, allora si può essere efficienti. Le persone invece sono più importanti delle cose e vanno trattate in maniera diversa. Noi stessi siamo persone, non macchine e quindi dobbiamo valutare noi stessi soprattutto dal punto di vista dell’efficacia. Per fare questo dobbiamo cercare di spendere la maggior parte del nostro tempo all’interno del secondo quadrante, per capire a fondo che cosa sta al centro della nostra vita, per valutare quali sono i propositi ed i valori sui quali basiamo le decisioni che prendiamo ogni giorno. In questo modo sarà anche più semplice avere equilibrio nella nostra vita e capire quali sono i limiti dei programmi giornalieri che ci costruiamo.

L’ultima generazione del Time management è proprio questa e si fonda su cinque aspetti principali:

• E’ basata su noi stessi: il tempo e l’organizzazione vanno visti alla luce di che cosa è davvero importante per noi.
• E’ comandata dalla nostra coscienza: ci permette di organizzare il nostro lavoro e la nostra vita al massimo delle nostre capacità, ma in armonia con quelli che sono i nostri valori più importanti.
• Definisce la nostra unica missione: ci fornisce la direzione e lo scopo per spendere ogni giorno, considerando i nostri valori ed i traguardi che vogliamo raggiungere.
• Bilancia la nostra vita: parte dai gol che vogliamo ottenere ed il ruolo che vogliamo avere e sulla base di questo vanno pianificate le nostre attività.
• Fornisce maggiori soddisfazioni attraverso la pianificazione settimanale, oltrepassando la prospettiva del singolo giorno e mettendoci in contatto con i nostri valori più profondi, rivedendo periodicamente il nostro ruolo.

Dobbiamo quindi capire chi siamo e dove vogliamo arrivare, nel lavoro come nella vita, questi due aspetti non possono essere slegati per essere vincenti.

Uno strumento chiave della gestione è la capacità di delega. La delega rappresenta un’opportunità di crescita sia per le persone che ricevono l’incarico, sia per l’organizzazione stessa. Nel momento in cui noi deleghiamo un’attività ad una o più persone stiamo ragionando in termini di efficacia; quando invece pianifichiamo un’attività che ci compete ragioniamo in termini di efficienza. Esistono due tipologie di delega, una è quella tipica del “capo” ovvero quando ci viene assegnato un compito da fare in un certo modo e dobbiamo informare il responsabile una volta che lo abbiamo portato a termine; in questo modo chi ha dato il compito è anche responsabile del monitoraggio e del risultato finale. Il monitoraggio richiede una supervisione one on one sull’attività delegata.

L’altra modalità è focalizzata sul risultato e lascia la libertà alle persone di scegliere il modo di eseguire l’attività. Si basa sul presupposto che vi sia un chiaro e condiviso incarico su cinque aree:

• Obiettivo da raggiungere
• Linee guida da seguire ed eventuali limiti
• Risorse disponibili per questa attività
• Parametri di valutazione dell’attività svolta
• Conseguenze positive e negative relative all’attività da svolgere.

Certamente un approccio di questo tipo è molto più appassionante per le risorse, ma al tempo stesso più rischioso perché richiede capacità e proattività delle medesime.

Conclusioni:

Per migliorarci e raggiungere i nostri obiettivi dobbiamo lavorare nel secondo quadrante, in questo modo possiamo vivere la nostra vita lavorativa e non secondo le nostre priorità.

Suggerimenti pratici:

• Identificare le attività del secondo quadrante importanti e che non riusciamo a raggiungere.
• Disegnare un grafico del time matrix come illustrato nell’articolo: http://www.devinterface.com/blog/2013/05/time-management/ ed indicare quanto tempo spendiamo in ogni quadrante.
• Valutare la se la stima è corretta nei tre giorni successivi, facendo dei controlli periodici in vari momenti della giornata.
• Valutare il nostro livello di soddisfazione.
• Fare una lista delle attività che possiamo delegare ed individuare persone oppure aree a cui delegare.
• Organizzare la settimana successiva iniziando dal definire i risultati che vogliamo ottenere, quindi trasferire i risultati in un action plan.
• Alla fine della settimana controllare l’action plan e verificare il quanto è stato coerente con i nostri valori e se siamo in grado di portarlo a termine e in quale misura.
• Assegniamoci l’incarico di iniziare un weekly scheduling e definiamo un intervallo di tempo in cui farlo.
• Valutare la coerenza del piano realizzato con i principi dell’ultima generazione del Time management.

Per ulteriori approfondimenti consiglio la lettura di: S.R. Covey “The 7 habits for highly effective people”.

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